عطر الجنه
كاتب محترف
المساعد الإداري يقوم بالعديد من الواجبات التي يتولاها السكرتير ، مثل الكتابة وإيداع الملفات والرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل الملاحظات خلال الاجتماعات ، إلى جانب الإشراف على الخدمات اللوجيستية في المكتب والتعاون مع المشرفين على المشاريع الهامة والإشراف على السكرتارية .
على الرغم أن وظيفة المساعد الإداري تتطلب القليل من التعليم السابق ، إلا أن المساعد التنفيذي أو الذي يعمل في مجالات متخصصة قد يحتاج إلى تدريب إضافي .
واجبات المساعد الإداريكثيرا ما تذهب واجبات المساعد الإداري إلى ما هو أبعد من مهام السكرتارية ، وتتضمن التعامل مع الأمور اللوجيستية في المكتب ، مثل طلب المعدات والبريد والأوراق التي تذهب خارج وداخل المنشأة ، بالإضافة إلى تنسيق الجداول الزمنية بين الناس .
كما أنه في كثير من الأحيان يكون المساعد الإداري مصدر للمعلومات مع الجمهور ، وبناء عليه يتصرف باسم الشركة أحيانا ، ويشرف بعض كبار المساعدين على السكرتارية المبتدئين أيضا ، وقد يحتاج المساعد الإداري في هذه الحالة إلى إجراء تقارير أو عروض الأداء الدورية .
كما يلعب دورا مهما في المساعدة في تدريب الموظفين الجدد ، في حالة توليهم مهام إدارية ، والمساعد الإداري يحتاج أيضا إلى بعض المعرفية العملة كالعمل مع مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية .
مجموعة المهارات الخاصة بالمساعد الإداري
يجب أن يكون الأشخاص الذين يعملون في هذا المنصب في منتهي الجدية مع التفاصيل ، ولديهم القدرة على التعامل مع العديد من المهام في نفس الوقت ، نظرا لأنهم غالبا يكونوا مسئولين عن جداول متعددة ، أو الإشراف على سير عدد من المشروعات في نفس الوقت .
يجب على المساعد الإداري أن يكون جيدا مع الناس أيضا ، حيث يتطلب العمل الكثير من التفاعل مع الناس والعملاء في المكتب .
وأن يكون قادرا على اتخاذ قرارات حاسمة والعمل بشكل مستقل ، فهو جزء مهم من هذه الوظيفة ، فالمساعد الإداري هو الشخص المسئول عن تحديد المستندات المهمة التي ينبغي التخلص منها ، ورسائل البريد الإلكتروني التي يمكن التعامل معها على مستوى المكتب والتي تحتاج إلى التحويل إلى الإدارة العليا .
يجب على المساعد الإداري أن يكون جيدًا في التعبير وحسن الكتابة وجيد في استخدام التكنولوجيا، حيث يُطلب منهم في كثير من الأحيان الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتدقيق الوثائق والعمل مع قواعد البيانات.
اختصاصات المساعد الإداري
يمكن للمساعد الإداري التخصص في قسم معين داخل المنشأة، مثل الموارد البشرية أو تكنولوجيا المعلومات، على الرغم من كون هذا أكثر شيوعًا داخل المنشآت الكبيرة.
المساعد الإداري التنفيذي يعمل مع الإدارة العليا فقط في الشركة، ويمكن أن يكون مسئول عن مجموعة من الناس، أو يعمل مع واحد فقط ، وفي كلتا الحالتين، المساعد الإداري هو المسؤول عن التحكم في الوصول إلى المديرين التنفيذيين، مما يجعل ترتيبات السفر والمؤتمرات، والتفاعل مع البائعين، والمديرين التنفيذيين من شركات أخرى وأعضاء مجلس الإدارة ضمن المهام الإدارية.
بالإضافة لذلك، يمكن للمساعد الإداري التخصص في مجالات معينة، مثل الطب أو القانون. وفي هذه الحالة تُضاف بعض المهام الخاصة بهذا التخصص إلى المهام الإدارية الاعتيادية للمساعد الإداري. على سبيل المثال؛ يمكن للمساعد القانوني البحث في السوابق القانونية والمساعدة في إعدادات الإحاطات ، في حين أن المساعد الطبي عادة ما يحتاج إلى معرفة فواتير التأمين أو إجراءات المختبر.
المنسق الإداري
وظيفته القيام بجميع المهام المكتبية والإدارية متضمنة التنسيق مع العملاء الداخليين والخارجيين ضمن القسم عن طريق القيام بالمهام الإدارية والوظيفية اليومية لضمان سير إجراءات العمل.
وهناك بعض المهام المحددة : تولي مهام الاستقبال – السكرتارية- المتابعة – ويكون حلقة وصل بين الإدارة أو الفرع التابع له الموظف وبين الإدارات أو الفروع الأخرى للجهة نفسها أو الجهات الخارجية، من حيث استلام وتسليم المعاملات . أو صادر ووارد الجهة ،أو حفظ للمعاملات وفهرستها، وطباعة التقارير أو المحاضر ومتابعة توزيعها .
الشروط والمتطلبات لوظيفة المنسق الإداري
– معرفه في استخدام الحاسب الآلي وتطبيقاته وأهمها : البريد الالكتروني أوتلوك- وورد
– لباقة وأسلوب حسن في التعامل
– حسن المظهر
– مستوى مقبول في اللغة الانجليزية
الوصف الوظيفي للمنسق الإداري
– ينوب عن مدير الموارد البشرية في حالة عدم تواجده بسبب العطلات أو المرض أو السفر أو خلو المنصب.
– المشاركة في التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لإدارة الموارد البشرية.
– تنفيذ التخطيط و البرامج التنفيذية الخاصة بالموارد البشرية.
– تحرير جميع قرارات التعيين و الفصل و الاستقالات و الإجازات .
– التأكد من تطبيق تنفيذ القواعد الإجرائية و القانونية الخاصة بالعمالة و العمال
– المشاركة في صيانة و تجديد و تعديل إصدارات بطاقات التوصيف الوظيفي.
– مسئول عن حفظ ملفات العاملين بالشكل المقنن لها حسب التعليمات.
– تحرير تقارير التقييم السنوية عن جميع العاملين بالمؤسسة.
– مسئول عن متابعة الحضور و الانصراف و الغياب.
– مسؤول عن أعمال النظافة ومتابعه العمالة .
– مسؤول عن القيام بعمليات الشراء لتغطية احتياجات المؤسسة .
– المساعدة و المشاركة في تحليل جميع المشاكل التي تخص العمالة. مثل التسرب من العمل و الرضاء الوظيفي و هيكل الرواتب و الفراغات الوظيفية.
– المساعدة و المشاركة في تجميع تقارير تقييم الأداء من رؤساء الأقسام و مديري الإدارات بشكل شهري ومساعدتهم في صياغة هذه التقارير و تحليلها و ضمها لتقرير تقييم الأداء السنوي.
– القيام بجميع اجراءات الشؤون الادارية ومتابعتها.
– تنفيذ جميع المهام التي يطلبها مدير الموارد البشرية في حدود العمل بإدارة الموارد البشرية.
مهارات المنسق الإداري
-القدرة على حل المشاكل – الأمانة في العمل.
-مهارات التواصل – التفاوض.
– القدرة على العمل تحت ضغط.
– قوة الشخصية – شخصية قيادية.
– بأسلوب المتابعة والتنفيذ.
– ممتاز في الأوفيس والانترنت.
– لغة عربية – لغة انجليزية.
