محتويات المقالة
[ad_1]
remote company management
إدارة الشركات عن بعد remote company management، ماذا يعني هذا المصطلح، كيف يتم أدارة العمل عن بعد، وما هي القواعد الاساسية لهذه الأدارة
فهرس المحتويات
إدارة الشركات عن بعد، العمل عن بعد هو واحد من أحدث أنواع العمل التي تشكل المسرح العالمي لشركات التوفير في الأسواق الناشئة الكبرى في مواجهة فرق العمل عن بعد.
تعريف إدارة الشركات عن بعد
نحن في زمن احتلت فيه التكنولوجيا الأعمال التجارية كطريقة فعالة لزيادة الإنتاجية. ويمكن أن تبدو فكرة إنشاء شركة وإدارة فريق مكون من مجموعة من الأشخاص موزعين جغرافيًا على عدد من البلدان في قارات مختلفة أمر مخيف. لا شك أن المديرين يواجهون تحديات كبيرة في إدارة فريق العمل عن بعد، حيث تختلف قيادة فريق مختلف في المواقع الجغرافية عن إدارة فريق عمل في مكاتب العادية. لكن مع ذلك فإن ارباح التي تعود على أصحاب ادارة الأعمال بعد تفوق بكثير الصعوبات التي تواجهها.
ما هي أهم قواعد إدارة الشركات عن بعد
إذا كنت صاحب شركة عن بعد وتخطط لإنشاء فريق عمل عن بعد وتهتم بإدارته وقيادته نحو تحقيق أهداف العمل. يجب عليك التأكد من أن المفتاح هو أن يكون لديك المجموعة المناسبة من الأشخاص، الذين يؤمنون بالفكرة، ومتحمسون للوظيفة. كذلك مشاركين بشكل كامل وقادرون على التوافق مع بعضهم البعض. وبالتالي فإن جميع الاهتمامات الأخرى ستكون ثانوية. اهم اسرار النجاح الإدارة هي:
لديك خطة واضحة إدارة الشركات عن بعد
بصفتك رائد أعمال، يجب أن تعرف أن التخطيط دائمًا ما يكون على جذور جدول أعمال أي مدير، وهو حجر الزاوية لكل مدير أي عمل مهما كان حجمه. يقال إن أولئك الذين لا يخططون من البداية لادارة عملهم هم في الواقع يخططون للفشل وهذا صحيح تمامًا. إذا لم تكن لديك خطة لإدارة فريقك عن بُعد، فستجد نفسك في فوضى لا نهاية لها من الإجراءات السيئة والقرارات السيئة. خطة العمل هي خارطة الطريق لنجاحك. يقوم بعض رجال الأعمال بتوظيف شخص ما لكتابة خطة عمل لهم وهذا خطأ إنه عملك، ما لم تكن تعرف كيفية كتابة خطة عملك، فلن تعرف كيفية إدارتها. اذا لم يكن لديك وقت لكتابة خطة عمل، ولا تملك تجد الوقت الكافي لإدارة عملك، اكتب خطة عمل لـ إدارة الفريق بعد ذلك. تحتاج إلى بعض الأشياء:
- حدد أهدافك من عملية تعيين فريق لما بعد.
- ما المهارات التي يحتاجها عملك؟
- كم عدد المستقلين الذين ستعينهم للعمل في الفريق؟
- كيف ومتى ستتصل بهم؟
- هل ستقود الفريق بنفسك أم ستفوضه لشخص آخر؟
- ما الميزانية التي ستخصصها للفريق بأكمله ولكل مستقل؟
بالإضافة إلى الإجابة على هذه الأسئلة، والتي ستعطي مزيدًا من الوضوح والمعنى لخطة عملك. من الضروري وضع خطة أسبوعية وشهرية لإدارة فريق العمل عن بُعد الموزع، ويجب مراجعة هذه الخطة بانتظام.
“اقرأ ايضاً: عناصر خطة العمل للمشروع“
اختيار الفريق المناسب
اختيار فريق العمل المناسب؛ هذا أحد أهم أسرار نجاحك في إدارة فريق العمل عن بعد، إذا لم تتمكن من اختيار الفريق، فمن الواضح أنك ستفشل في إدارته. بناء فريق من الصفر ليس بالأمر السهل، لكن المنصات المستقلة توفر فرصًا رائعة لرواد الأعمال للتواصل والتعامل مع مئات من العاملين لحسابهم الخاص في جميع أنحاء العالم العربي. ويتيحون لك الاختيار من بينهم. المهارات ومعرفة كفاءة وجودة العمل المستقل. اختر أعضاء فريقك عن طريق تعيين مشاريع أولية صغيرة حتى يتمكن المستقلون من التواصل معهم عن كثب.
هناك العديد من الأشياء التي يجب مراعاتها عند اختيار أعضاء الفريق:
- اختر الأشخاص الذين يقدمون عملًا عالي الجودة ويقدمون المهام في الوقت المحدد.
- كذلك الذين يتمتعون بالمرونة والقدرة على التوافق مع زملائهم في الفريق البعيد الموزع .
- كذلك يكونون على استعداد لفتح التواصل معك، والأهم من ذلك أنهم مستعدون للعمل عن بُعد وأن بالنسبة لهم، فإن العمل الحر ليس من قبيل الصدفة.
- إذا وجدت أن مخاوفك تتزايد، فاختر الجزء الأكثر فاعلية في المجموعة ومنحهم مهام توجيه الفريق وتزويدك بتقارير التقدم اليومية.
جهز نفسك بمهارات الاتصال
- لتوظيف فريق عمل عن بعد لا يعني أنك لن تضطر إلى التواصل معه، بل على العكس، أحد الأسباب الرئيسية لنجاح العمل عن بعد هي فتح مساحة تواصل نوعي وفعال مع الفريق.
- يعمل التواصل الفعال على تقوية أواصر الثقة بينك وبين فريقك، بالإضافة إلى تدريبهم وتطويرهم وتحفيزهم حتى ينجح الفريق ويزدهر العمل.
- يجب فتح خط اتصال مع كل فرد لإرشادهم وتنبيههم وتصحيح أخطائهم الفردية في العمل دون إحراجهم أمام زملائهم.
- يجب أن تمتلك خط اتصال آخر لجميع أعضاء الفريق حيث يمكنهم جميعًا الحصول على المعلومات والتعليمات والاتجاهات كلها مرة واحدة.
يعتمد التواصل الفعال مع فريق العمل عن بُعد على اختيارك لأدوات الاتصال المناسبة، وهناك العديد من تطبيقات العمل عن بُعد التي ستسهل عملية اتصالك بالفريق، وتوزيع المهام، ونشر المعلومات.المعلومات وآخر الأخبار، وإجراء كليهما محادثات الدردشة ودردشات الفيديو مثل:
- Skype.
- Google Hangouts.
- WhatsApp.
وغيرها من تطبيقات مشاركة الملفات المهمة مثل:
- Google Drive.
- Dropbox.
- OneDrive
وهناك العديد من التطبيقات المهمة لإدارة فرق العمل مثل تطبيق “I”، مما يساعد أصحاب الأعمال في إدارة مشاريعهم وفرق العمل عن بعد. وهناك العديد من التطبيقات والأدوات المميزة الأخرى.
لجني فوائد التواصل الفعال مع فريقك الموزع البعيد من أجل إدارة الشركات عن بعد، تحتاج إلى التأكد مما يلي:
- تنظيم وقت العمل القياسي المناسب للأشخاص الذين يعملون في مناطق زمنية مختلفة.
- قم بعقد اجتماعات دورية عبر الفيديو، لأنها تنقل ما لا يستطيع الكلام المكتوب أو التسجيل الصوتي توضيحة.
- أن تكون قدوة لفريقك من خلال الالتزام بالتواصل المستمر والمشاركة الفعالة في الاجتماعات.
- شجع أعضاء فريقك على إعطائك ملاحظات مستمرة تخص العمل، والمشاركة في المناقشات، والتوصل إلى أفكار جديدة.
- مارس مهارات إدارة الصراع، والتي يمكن أن تحدث بين أعضاء الفريق في العمل أو في الاجتماعات، وتكون حاسمًا في تأكيد سلطتك على الفريق.
- سيكون من الملائم جدًا لشركتك أن تلتقي بأعضاء فريقك عن بُعد، وجهاً لوجه مرة واحدة في السنة على الأقل لبناء الثقة بينك وبين أعضاء الفريق.
توزيع المهام بوضوح في إدارة الشركات عن بعد
- عند إدارة فريق العمل عن بعد. تأكد من توزيع المهام بشكل جيد. توضيح الأدوار والمسؤوليات. يقوي نظام فريقك وثقافة الشركة.
- تخلق التعليمات غير الواضحة أو سوء الاتصال العديد من المشاكل، لذلك من الحتمي توضيح الأدوار والمسؤوليات، بحيث يكون لدى كل فرد تصور كامل للدور الذي سيلعبه في الفريق.
- تذكر أن خلط الأدوار في إدارة الشركات عن بعد، يضر بالعمل وأن المهام المتداخلة تخلق فوضى في الفريق.
- يجب أن يركز كاتب المحتوى على البحث وجودة المحتوى بدلاً من إضافة مهمة تنسيق وسائل التواصل الاجتماعي إلى مسؤولياتهم. وسيقوم المصمم بعمل أفضل في مجاله دون إضافة مهمة التحرير أو المهام الأخرى.
- علاقات العمل الجادة التي لا تتعارض مع بناء صداقات بينك وبين الموظفين لخلق بيئة عمل ممتعة تساعد على بناء روح الفريق.
- كافئ فريق العمل الخاص بك بعد أن تنجز مهام نوعية وتهنئتهم بأعياد ميلادهم أو المناسبات العامة ستقوي علاقتك معها مما يؤثر بشكل كبير على إنتاجية الشركة.
“اقرأ ايضاً: أهمية الأوراق التجارية“
كيفية إدارة الشركات عن بعد
مع توسع الشركات عالميًا، يتزايد عدد موظفيها في فرق تفصل بينها مسافات طويلة، مما يشكل تحديات كبيرة للإدارات من جميع الأنواع. الاتصال عبر الإنترنت يفقد عمل بعض وظائفه الرسمية، بالإضافة إلى افتقار الشركات في هذا الصدد لسياسات واضحة حول كيفية الإدارة عن بعد. فيما يلي اساسيات حول كيفية إدارة الشركات عن بعد:
ابق على اتصال مع الفريق
العمل عن بُعد يمكن أن يتسبب في الشعور بالعزلة، لذلك لا تدع فريقك يشعر. يكون الغياب على اتصال دائم معهم. ولا تتحدث معهم عن الأعمال اليومية فحسب. بل استمر في السؤال عن ظروفهم وحالاتهم المزاجية وحياتهم الاجتماعية.
“اقرأ ايضاً: أفضل طريقة للتداول“
عقد اجتماعات فردية منتظمة لإدارة الشركات عن بعد
يجب أن يتم ذلك باستخدام الوسائل التقنية مثل، مكالمات الفيديو الجماعية ومواقع الشبكات الاجتماعية، أو حتى عبر (Skype)، أو وجهًا لوجه اجتماعات على الأقل مرة أو مرتين في السنة. حتى مع سعي الشركة لخفض التكاليف، فإن هذه الاجتماعات تستحق ما تضعه فيها لبناء علاقات قوية في العمل.
تشجيع المحادثات غير الرسمية
الناس اجتماعيون بطبيعتهم ويميلون إلى التفكير السيئ في الآخرين إذا لم يكشفوا عن نواياهم. للمساعدة في بناء علاقات قوية مع الموظفين. لذلك شجع أعضاء فريقك على التعبير عن مشاعرهم وكن رسميًا قدر الإمكان عند التحدث.
“اقرأ ايضاً: الاستيراد من علي بابا السعودية“
كن مبدعًا في الترابط مع الموظفين
حتى تكون إدارة الشركات عن بعد بصورة ممتازة يجب صنع روح الترابط بين الموظفين وخير مثال على ذلك، استضف حفلة على شرف فريقك بعد أن أنهوا مهامهم وحققوا أهدافهم المرجوة، وأرسل لهم هدية صغيرة. وذلك عن طريق جمع أعضاء فريقك. وقم بفتح مكالمة فيديو جماعية ووزع المكافآت عليه.
التعامل مع فرق التوقيت بين الدول
عندما تنتشر الفرق حول العالم، لا تتاح لك دائمًا الفرصة لمقابلة بعض الأعضاء أو الفريق بأكمله. لذلك، قم بتغيير أوقات الاجتماع كل أسبوع للتأكد من أن الوقت المحدد مناسب لبعض الموظفين، حتى لا يضطروا إلى الاستيقاظ مبكرًا طوال الوقت أو التأخر لساعات طويلة في الليل.
معرفة عن اختلافات الثقافية للموظفين
من المهم جدًا أن يكون الشخص على دراية بتنوع الثقافات التي تحيط به، خاصة عند التعامل مع فريق عمل ينتشر أعضاؤه شرقًا وشرقًا وغربًا من الأرض. لذلك يجب الانتباه إلى الاختلافات الثقافية داخل فريقك وتشجيعهم على اكتشاف ثقافات بعضهم البعض. على سبيل المثال، إذا أرسل موظف رسائل مباشرة قصيرة إلى أعضاء الفريق الآخرين؛ قد يجدونها مسيئة لهم إذا لم يعرفوا طبيعة ثقافته، ويمكنهم التعامل معه بنفس الطريقة أيضًا.
“اقرأ ايضاً: ما هي التجارة الالكترونية“
تقوية العلاقات بين أعضاء الفريق القدامى والجدد
إذا توليت مهمة إدارة فريق متماسك في إدارة الشركات عن بعد، أي أعضاء متماسكين منذ فترة طويلة، فاعلم أن مثل هذه الفرق يمكن أن تخلق حواجز أكبر أثناء العمل عن بُعد مع أعضاء جدد وغير معروفين. يحجم الفريق الراسخ عن مشاركة المعلومات مع الآخرين. لذلك، يجب تعزيز العلاقات داخل الفريق وتعيين موظف جديد لكل موقع.
لديك فهم مشترك عند التوظيف
عند التوظيف لإدارة الشركات عن بعد، ابحث عن الأشخاص الذين عملوا في الخارج ولديهم خبرة سابقة مماثلة. ليس من الضروري أن تكون هناك أوجه تشابه في طبيعة ثقافتهم. بل من حيث الأنشطة التدريبية والعمل في مشاريع مماثلة، وكذلك من حيث الشهادات الجامعية.
تعامل بحكمة مع التوقعات لإدارة الشركات عن بعد
ربما كان أعضاء يتوقعون الحصول على فرص معينة، مثل هذه فرص أعضاء الفريق العاملون فرص معينة، مثل الانتقال للعمل الحر فكيف تحفزهم؟ وماذا ستفعل إن أحسن أحدهم عمله؟ تتعامل مع المزيد من الخدمات في نفس الوقت، والخدمات التي تقدمها مستعينا بقسم الموارد البشرية، وأن تعلم منذ البداية ما بوسعك أن تقدمه كمدائف.
في إدارة الشركات عن بعد، عليك التأكد من أن نجاحك في إدارة فريق العمل عن بُعد يعتمد إلى حد كبير على مرونتك، فالأشخاص الذين يميلون إلى العمل يختارون ذلك لأنهم يريدون العمل بحرية ومرونة. لذلك عليك أن تكون مرنًا وواقعيًا من خلال عدم مطالبتهم بأن يكونوا أبطالًا خارقين، ومساعدتهم على تطوير أدائهم.