إدارة الأصول الثابتة

تعتبر إدارة الأصول الثابتة (assets management) والاستثمار في المشاريع الرأسمالية من الأمور الأساسية للكثير من القطاعات. وخاصة في مجالات متنوعة كمجالات البناء والاتصالات والمرافق. لذلك يقوم مديرو الأصول الثابتة بدفع مبالغ طائلة في أي قطاع كثيف الاستثمار، وذلك لضمان أن الممتلكات والمنشآت والمعدات يتم حسابها بواسطة طريقة محاسبية سليمة. سنتحدث هنا عما هي إدارة الأصول الثابتة؟ وما هو برنامج إدارة الأصول الثابتة المناسب؟

ما هي إدارة الأصول الثابتة؟

عند ذكر نبذة عن ادارة الاصول الثابته نجد أنها عبارة عن قطعة ملموسة طويلة الأجل تكون ملكًا لمؤسسة ما ويستخدمها المشاركين في هذه المؤسسة في جميع عملياتهم من أجل توليد الدخل. وقد تتمحور عمليات الافتراض العام حول الأصول الثابتة في استمرار أو استهلاك أو تحويل هذا الاصل إلى نقود بعد عام واحد على الأقل. وتستطيع شركات إهلاك قيمتها، وقد تظهر هذه الأصول بطريقة شائعة في الميزانية العمومية على اعتبارها ممتلكات وآلات ومعدات.

أيضًا تعتبر الأصول الثابته أصول طويلة الأجل تقوم شركة ما بشرائها واستخدامها وإدارتها من أجل إنتاج السلع والخدمات الخاصة بالمؤسسات. وهذا يعني أنه يكون لديها عمر إنتاجي يزيد عن سنة واحدة.

مهام ادارة الاصول الثابتة

نظامإدارة الأصول الثابتة هو عبارة عن تتبع الأصول الخاصة. كما أن أنواع جميع الأصول نجدها تشتمل على معدات ومركبات وأجهزة كمبيوتر وأثاث وأيضًا الآلات. ويمكن للمؤسسات عن طريق استخدامها نظام إدارة الأصول أن تقوم بالآتي بغرض تصنيف وتحليل وجرد الحسابات:

• أولاً القيام بتسجيل تكلفة الأصول الثابتة الملموسة وغير الملموسة.
• تتبع الأصول الثابتة الموجودة بالفعل وعمل جرد لها.
• تسعى للعمل على حساب وتسجيل الموجودات والاستهلاك والإطفاء.
• محاسبة وتقييم الانخفاض في القيمة.
• محاسبة التصرف في الأصول الثابتة ويتم ذلك عن طريق البيع أو في نهاية العمر الإنتاجي.
• الإشراف على الآلات والمعدات في العديد من المواقع المختلفة.
• وضع تكاليف صيانة بسيطة لتنظيم مختلف الأصول.
• تحسين الكفاءة التشغيلية العامة.
• الاحتفاظ بسجل للأصول المتقاعدة أو المسروقة أو المباعة أو المفقودة بشكل تفصيلي.

كما أن إدارة الأصول الثابتة تجعل الشركات والمؤسسات لديها إمكانية مراقبة المعدات والمركبات وتقييم بياناتها وحالتها بشكل خاص والحفاظ عليها في حالة عمل سليمة وجيدة. وبتلك الطريقة فهي تقلل من فقد المخزون وتعطل المعدات كما أنها تُحسن من قيمة العمر الافتراضي لمتابعة أصولها.

“اقرأ أيضًا: محفظة العملات المشفرة“

أهمية ادارة الاصول الثابتة

تعمل المعلومات حول أصول الشركة في المساعدة على إنشاء تقارير ومحاسبة مالية دقيقة للغاية وتقييمات الأعمال المختلفة وإجراء تحليل وحساب مالي شامل في فترة لا بأس بها، كما يقوم المستثمرون والدائنون باستخدام تلك التقارير من أجل تحديد الحالة المالية للشركة، وتحديد ما إذا كانوا يرغبون في شراء أسهم في المؤسسة أو إقراضها الأموال. أيضًا يحتاج المحللون أن يقوموا بدراسة الملاحظات على كافة البيانات المالية للشركة، لكي يستطيعوا تحديد الأرقام وتقييم الوضع المالي، وذلك لأن الشركة قد تقوم باستخدام مجموعة من الطرق والأساليب المقبولة من أجل تسجيل اهلاكاتها وأصولها والقيام بالتخلص منها.

أيضًا تُعتبر الأصول الثابتة مهمة للغاية في الصناعات التي تحتاج إلى رأس مال كبير مثل التصنيع، فعلى سبيل المثال تحتاج شاحنات النقل والمصاعد استثمارات رأس مال كبير للغاية، وقد يتم تشكيل جزء كبير من صافي ثروة المؤسسة، حيث أنه في بعض الشركات يذهب ما يقترب من 40 في المائة من الاستثمار إلى شراء المعدات والمركبات.

كما أنه تزداد احتمالية تعظيم هذه القيمة من الاستثمارات عندما تقوم المؤسسة نفسها بإدارة أصولها بصورة أفضل وفعال، وبدون إدارة الأصول الثابتة قد تواجه المنظمة الآتي:

• علامات على حدوث أعطال في المعدات.
• التوقف غير المخطط له للاصول.
• فقدان المخزون أو وضعه في غير محله.
• السلامة أو الانتهاكات البيئية وإدارة الجودة الشاملة.
• عدم تلبية الامتثال أو المعايير التنظيمية.

بالإضافة إلى ذلك الشركات التي تمتلك مخزون متكامل، يمكنها أن تحول النتائج إلى ملايين الدولارات من حيث الإصلاحات والإنتاجية المفقودة أو الاستبدال أو الغرامات، بجانب التكاليف الفورية ويمكن أن تؤثر المعدات دون المستوى المطلوبة، على جودة خدمات أو منتجات مؤسسة ما وذلك قد يؤثر بدوره على رضا العملاء وسمعة العمل.

سياسة تنظيم الاصول الثابتة

تعتبر الأصول الثابتة هي طريقة محاسبية تتكون من ست خطوات وتبدأ ببداية طلب الحصول على الأصول والموافقة عليه، وبعد ذلك الحفاظ على الأصول وإهلاكها وتنتهي بالتخلص النهائي من الأصول الثابتة، وتلك الخطوات دورية بطبيعتها ويحدث معظمها في أي دورة حياة إدارة ثابتة، وقد تحدث بعض الخطوات الاختيارية فقط في سيناريوهات (Scenario) تمويل صناعات محددة أو أعمال معينة، ويمكننا أن نلخص الخطوات الخاصة بالأصول الثابتة على النحو الآتي:

البداية

في إدارة الأصول الثابتة تبدأ عملية الأصول الثابتة بطلب أصول معتمد، حيث يقوم أي شخص بطلب أصل ثابت بإعداد نموذج طلب تخصيص، ويقوم بتقديم تفاصيل عن الأصل الثابت المطلوب ويقدمه للمراجعة والموافقة.

شراء الأصل

يمكن أن يكون الأصل الثابت يتم إنشاؤه ذاتيًا، أو ربما يكون في الأصل مكتسب. بمجرد الموافقة عليه يتم إصدار أمر شراء في حالة الاحتياج إلى شراء الأصل من البائع، وفي الغالب يتم إدخال الأصل في نظام المحاسبة عندما يتم إدخال فاتورة الأصل في حسابات الدفع.

المحافظة عليه

تحتاج العديد من المنظمات الحكومية لإدارة الأصول الثابتة للتعامل مع مئات أو الآلاف من الأصول المادية، في مثل هذه الحالة يجب معرفة حالة التشغيل وموقع الأصول المملوكة لهم على فترات دورية، ويعتبر تحديد الأصول وتتبعها والتحكم فيها من الخطوات الحاسمة في صيانة الأصول.

يتم ذلك من خلال تسجيل أو إضافة أصل حيث تتوفر مع المعلومات المهمة لإعداد الأصل للإهلاك في وقت إدخال الفاتورة، والمعلومات التي تم إدخالها في هذه المرحلة تكون شاملة تاريخ الاستحواذ وتاريخ الدخول في الخدمة، والوصف ونوع الأصل وأساس الاستهلاك وغير ذلك.

الإهلاك

يُعرف الإهلاك بأنه الانخفاض في القيمة الاقتصادية والمادية للأصل، وذلك وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة بصفة عام، حيث أن الاستهلاك هو مصروف ويجب أن ينعكس دوريًا في دفاتر أي شركة، وفي بعض الأحيان من الممكن أن تؤدي إعادة تقييم الأصل إلى تقدير قيمته، ويجب توزيع تكلفة الأصل على أساس منطقي ومنتظم على مدى فترات عمره الإنتاجي.

تقوم أنظمة المحاسبة المتقدمة بحساب الاستهلاك بكل سهولة بشكل شهري تلقائيًا على المعلومات المعينة في كل سجل أصول ثابت. وقد يكون لدى النظام القدرة على تحديد استهلاكها المنفصل لمبادئ المحاسبة المقبولة بصفة عامة للشركة. ومبادئ المحاسبة المقبولة محليًا، والأغراض الضريبية.

في الغالب يلزم إجراء تعديلات على معلومات الأصول الحالية للأحداث التي من الممكن حدوثها والتي قد تغير أساس للأصل من أجل إنتاج السلع

التخلص والتقاعد

يجب الاحتفاظ بعناصر الأصول الثابتة التي تمت إزالتها أو لا تستخدم أو يكون من الصعب إصلاحها أو استبعدت من الاستخدام النشط من أجل التخلص منها، عندما يتم إخراج الأصول من الخدمة في هذه الحالة لا يمكن احتساب الاستهلاك عليه، ويتم حذف بند من الأصول الثابتة من البيانات المالية عند الاستبعاد ويجب الاعتراف بأي ربح أو خسارة تنتج عن عملية الاستبعاد، حيث أنه يكون الجزء الخاص ببيان الربح والخسارة.

الإبلاغ عن الأصول

تعتبر تقارير الامتثال الخاصة بإدارة الأصول الثابتة وعمليات احتياجات التخطيط للشركات متعددة الجنسيات متنوعة ومعقدة للغاية. حيث يوجد للعديد من طرق الإدارة وصف اللوائح الخاصة بالتشريعات المختلفة، كما أنه يمكنك أن تكون على اطلاع بطرق مختلفة لحساب المميزات والإهلاك لنفس الأصل.

أمثلة على الأصول الثابتة

توجد العديد من الأمثلة الشائعة عن الأصول الثابتة، والتي من ضمنها الآتي:

• المركبات والتي تكون عبارة عن شاحنات.
• أثاث المكاتب.
• البنايات.
• الآلات.
• الأرض (البنية التحتية).

من الجدير بالذكر أن الأصول الثابتة ليست أصول سائلة ولا يمكن أن تحول إلى نقد. ولا تباع أو تستهلك من قبل الشركة، بدلاً من ذلك يتم استخدام الأصل من أجل إنتاج السلع والخدمات. ويمكن استهلاك الأصول (Depreciation) الملموسة الثابتة مع مرور الوقت من أجل تقليل التكلفة المسجلة للأصل، أيضًا يمكن استهلاك هذه الأصول مثل المعدات والمباني، وعلى الرغم من ذلك، يمكن استبعاد استهلاك الأرض لأنه لا يمكن استنفادها مع مرور الوقت ما لم تكن أرض تحتوي على موارد طبيعية.

قد يكون مصطلح استهلاك الأصول هو عبارة عن طريقة محاسبية مستخدمة لتخصيص تكلفة الأصل المادي على مدى عمره الإنتاجي أو متوسط ​​العمر المتوقع. ويربط الاستهلاك تكلفة استخدام الأصل الملموس بالمزايا المكتسبة على مدار عمره الإنتاجي.

“اقرأ أيضًا: انواع التلسكوبات“

الفرق بين الأصول الثابتة والمتداولة

هناك فرق واضح بين كل من الأصول الثابتة والمتداولة، ونتناول هنا الفرق بينهما:

مفهوم الأصول الثابتة

قد تكون الأصول الثابتة هي عبارة عن الأصول غير المتداولة التي تقوم منشأة باستخدامها في عملية إنتاج السلع والخدمات والتي قد يزيد عمرها عن عام واحد. وتسجل الأصول الثابتة في الميزانية العمومية ويتم إدراجها باعتبارها ممتلكات وآلات ومعدات (PP&E). الأصول الثابتة هي أصول طويلة الأجل ويتم الإشارة إليها باعتبارها أصول ملموسة، مما يعني أنها تكون قطعة ملموسة.

تعريف الأصول المتداولة

الأصول المتداولة هي الأصول التي يمكن أن تحول إلى نقد في خلال سنة مالية واحدة أو دورة تشغيل واحدة. وتستخدم الأصول المتداولة من أجل تسهيل النفقات التشغيلية والاستثمارات اليومية. نتيجة لذلك، تعتبر الأصول قصيرة الأجل أصول سائلة، مما يعني أنه يمكن تحويلها بسهولة إلى نقد.

“اقرأ أيضًا: مشروبات تنشط الغدة الدرقية“

برنامج تنظيم الأصول الثابتة

يرتكز نجاح إيجاد برنامج إدارة الأصول الثابتة على بعض الخدمات الخاصة والإضافات والممارسات الهامة، ومن أهم نقاط برنامج إدارة الأصول الثابتة:

رؤية أكبر لأصول المنشأة

تشمل هذه الرؤية حلول لتتبع المتعلقة بالعلامات وأجهزة الإنترنت. حيث تكون الشركات قادرة على جمع الأشكال المختلفة من بيانات الأصول وتخزينها في سجل مركزي للأصول الثابتة. حيث أن الحصول على رؤية تعريفية أفضل للأصول يساعد على تحسين مراقبة المخزون وإدارته.

تعظيم العمر المفيد للأصل

قد يكون هذا جزء هام من برنامج إدارة الأصول الثابتة حيث أن العامل الرئيسي في تنفيذ عائد ممتاز على الاستثمار يكون معتمد على أطاله العمر الإنتاجي نفسه. على الرغم من تمييزه بأنه من الأصول طويلة الأجل.

أخيرا، تعتبر إدارة الأصول الثابتة من العمليات الهامة. حيث أن الأصول الثابتة أصول كبيرة وتستخدم في العمليات اليومية للأعمال التجارية من أجل تحقيق الأهداف المرجوة والإيرادات. وذلك عن طريق تمكين إنتاج السلع والخدمات، حيث أنها من الناحية المحاسبية تظهر ضمن الأصول المتداولة في الميزانية العمومية.